Sia chi emette una e-fattura, sia chi la riceve, deve conservarla e per farlo è necessario seguire precise regole. La conservazione, a norma, del documento digitale è uno degli step - tra i più delicati - che riguardano le operazioni di fatturazione elettronica.
Come è noto, a partire dal 1° gennaio 2019 la e-fattura obbligatoria si allarga anche ai rapporti tra privati. Un obbligo che vale sia se il cliente è un operatore Iva, quindi ad esempio una società o un altro professionista, sia se il cliente è un consumatore finale, ossia una persona che non ha partita Iva (si veda l'articolo Fattura elettronica gratis: come prepararsi al nuovo obbligo in partenza dal 2019).
Non si può semplicemente conservare il file della fattura sul Pc, ma ci sono delle regole da rispettare, dettate dal Codice dell'amministrazione digitale (Cad). In particolare, è necessario, poter sempre leggere una fattura o recuperarla, anche a distanza di anni dall'emissione.
Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate
Operatori privati certificati mettono a disposizione servizi ad hoc tuttavia un'alternativa è affidarsi al servizio gratuito di conservazione messo a disposizione dell'Agenzia delle Entrate. Tale servizio è accessibile tramite il portale "Fatture e Corrispettivi", al quale si fa ingresso o inserendo le credenziali utilizzate per i servizi telematici dell'Agenzia (Fisconline e Entratel) oppure quelle legate alla propria identità digitale (Spid). La terza possibilità prevede l'impiego dalla Carta nazionale dei servizi (Cns).
Il servizio di conservazione delle Entrate - realizzato e gestito dalla società Sogei - va, però, attivato. Lo si fa in poche mosse sempre muovendosi nella propria area riservata all'interno del portale "Fatture e corrispettivi" (in "Fatturazione elettronica", sezione "Conservazione"). Più in particolare, è necessario aderire preventivamente all'accordo di servizio che si trova pubblicato nella sezione "Conservazione".
Una volta attivato il servizio, tutte le fatture emesse e ricevute, insieme alle note di variazione, vengono automaticamente conservate elettronicamente. Secondo quanto previsto dalla convenzione, le fatture elettroniche vengono conservate dall'Agenzia delle Entrate per 15 anni dalla data di avvio del processo di conservazione. Ciò vale anche in caso di mancato rinnovo, recesso o risoluzione, della convenzione. È stesso il servizio messo a disposizione dell'Agenzia delle Entrate a garantire la conservazione a norma dei documenti digitali.
Una volta che si accede al portale, nella schermata di ingresso, in basso a destra, si trova il riquadro "Consultazione". Da tale riquadro, accedendo alla sezione "Dati rilevanti ai fini Iva" si apre l'archivio delle e-fatture emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio. Le fatture, così conservate, possono essere visualizzate o scaricate. Le e-fatture restano nell'area di consultazione fino al 31 dicembre dell'anno successivo a quello di ricezione del relativo file Xml da parte del Sdi. Dunque, è sempre preferibile archiviare una copia della fattura sui propri dispositivi.
Conservazione solo in formato Xml?
Le fatture transitate tramite il SdI possano essere conservate dal contribuente in formati diversi dall'Xml? L'Agenzia delle Entrate fornisce una risposta a questo quesito nella circolare numero 13 del 2 luglio 2018. «Ciascun operatore - si legge nella circolare -, conformemente alla propria organizzazione aziendale, potrà portare in conservazione anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati (ad esempio "Pdf", "Jpg" o "Txt") contemplati dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 (attuativo dello stesso Cad) e considerati idonei a fini della conservazione».
In pratica, l'originale è archiviato, a norma, dal servizio di conservazione (ad esempio quello gratuito dell'Agenzia delle Entrate) e la copia può essere conservata dal contribuente ad esempio in formato Pdf.
La conservazione tramite il servizio dell'AdE vale anche per le fatture verso la Pa
Il sevizio gratuito di conservazione messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, «nei limiti di quanto indicato nel relativo accordo preventivo alla sua utilizzazione, non è limitato ad una tipologia di destinatario delle fatture (soggetto passivo d'imposta, consumatore o altro), ma riguarda le fatture elettroniche in generale e, dunque, anche quelle emesse nei confronti della Pa e transitate tramite SdI», viene spiegato ancora nella circolare 13/E del 2018.
di Mariagrazia Barletta
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