ciao a tutti!
vorrei un consiglio su come archiviare meglio i lavori...sto cercando di creare uno standard in modo che poi lo studio sia tutto improntato con questo sistema e TUTTI siano in grado di trovare i file senza bisogno di ricorrere a vari giri o labirinti...
per questo, chiedo a tutti voi di indicarmi se ci sono gia degli standard oppure ognuno ha il suo metodo.
essendo uno studio di architettura, noi pensamamo di dividere:
anno (es.2015) -> nome progetto (01_Milano_Piazza Duomo) -> Stato progetto (es. Preliminare/Definitivo/Esecutivo/Cantiere,ecc..) -> poi in ogni cartella fare (00 Corrispondenza, 01 Autocad, 02 Documenti, ecc...) e in ogn cartella indicare il giorno cosi da poter recuperare sempre tutti i file...
e giusto come sistema? o ne conocete un altro molto piu flessibile e pratico?
grazie mille
archiviazione : [post n° 356408]
consiglio per archiviare lavori
Non esistono standard in tal senso perché è un fatto del tutto personale e anche nell'archiviazione "professionale" (biblioteche ad esempio) gli standard riguardano le modalità di archiviazione dopo aver scelto un criterio che può essere l'anno, l'ordine alfabetico del cognome o del nome, della tipologia di documento, l'argomento o una combinazione di più criteri. Personalmente uso un criterio alfabetico per cognome perché mi risulta più facile trovare la documentazione che mi serve. Nella mia cartella Clienti esistono più sottocartelle ognuna con il cognome/nome del cliente. Ovviamente se per uno stesso cliente svolgo più incarichi, all'interno della sua cartella ce ne saranno tante quanti sono gli incarichi. Ad esempio nella cartella Tizio posso trovare un solo lavoro che occuperà l'intera cartella. In quella di Caio posso trovare le cartelle "Casa a mare" e "Casa in montagna" con i relativi file. Lo stato del progetto lo segnalo in un software per la gestione delle pratiche, non nella cartella dei clienti. Se poi vuoi procedere ad un'archiviazione più sofisticata perché più semplice nella ricerca, puoi creare un database (con un software per database o un foglio di calcolo) collegato alla cartella clienti oppure ad un codice numerico o alfa-numerico scritto sulle cartelle (fisiche) che contengono la documentazione, così avrai un archivio digitale direttamente collegato con l'archivio fisico.
grazie mikros,
effettivamente non avevo pensato a suddividere per proprietario...in realta e molto piu comodo perche i progetti come si sa possono durare uno o piu anni per cui si rischia di far casini poi.
Grazie per le indicazioni in merito davvero preziose!
effettivamente non avevo pensato a suddividere per proprietario...in realta e molto piu comodo perche i progetti come si sa possono durare uno o piu anni per cui si rischia di far casini poi.
Grazie per le indicazioni in merito davvero preziose!
io avevo una cartella per ciascun committente, all'interno della quale potevano esserci sottocartelle dei vari lavori diversi per lui. all'interno di ogni cartella univoca del lavoro (es. cartella principale: mario rossi. sottocartelle: via del lago, via del mare) avevo le sottocartelle doc, pdf, dwg, immagini.
nel cartiglio inoltre avevo uno spazio per siglare il tipo di disgeno [def(initivo), pdc (permesso di costruire), dia, scia, com(merciale), prel(iminare), es(esecutivo)], uno per il numero della tavola, uno per il codice univoco della tavola che la identificava, uno epr la data originaria della stampa e uno dove in piccolo mettevo una sotto l'altra tutte le modifiche: faceva testo la tavola con la data più recente e questo era utile soprattutto in cantiere per tenere sotto controllo la cronologia. ovviamente poi c'erano i solito spazio titolo, lavoro, timbro e firma progettista, timbro e firma committente, timbro e firma ditta edile, spazio epr il comune.
inoltre ogni tavola aveva un codice univoco: avevo un file excel dove partendo da 100 (per comodità mia) attribuivo un codice numerico a ogni tavola con accanto la pratica e il tipo di tavola. per sapere che codice dare a una tavola nuova andavo a prendere il mio file e procedevo numericamente.
nel cartiglio inoltre avevo uno spazio per siglare il tipo di disgeno [def(initivo), pdc (permesso di costruire), dia, scia, com(merciale), prel(iminare), es(esecutivo)], uno per il numero della tavola, uno per il codice univoco della tavola che la identificava, uno epr la data originaria della stampa e uno dove in piccolo mettevo una sotto l'altra tutte le modifiche: faceva testo la tavola con la data più recente e questo era utile soprattutto in cantiere per tenere sotto controllo la cronologia. ovviamente poi c'erano i solito spazio titolo, lavoro, timbro e firma progettista, timbro e firma committente, timbro e firma ditta edile, spazio epr il comune.
inoltre ogni tavola aveva un codice univoco: avevo un file excel dove partendo da 100 (per comodità mia) attribuivo un codice numerico a ogni tavola con accanto la pratica e il tipo di tavola. per sapere che codice dare a una tavola nuova andavo a prendere il mio file e procedevo numericamente.
